Time Blocking – Bí mật quản lý thời gian

Time Blocking đang dần trở nên thịnh hành với mỗi chúng ta. Trong thời đại bùng nổ của công nghệ, chúng ta ngày càng bị mất tập trung bởi nhiều nguồn thông tin khác nhau. Thật khó để chúng ta không vào check Messenger hay lướt Facebook trong vô thức khi đang chạy deadlines phải không?

Hay là chúng ta sẽ chẳng thể tập trung xem một video trên youtube nếu quảng cáo luôn xuất hiện ngắt quãng. Bạn có muốn giải quyết vấn đề này để làm việc có hiệu quả? Vậy thì hãy để 18Pride bật mí cho bạn phương pháp quản lý thời gian Time Blocking nhé!

Time blocking là gì?

Time blocking là phương pháp phân chia từng đầu mục công việc vào các khung giờ cụ thể. Bạn chia công việc trong ngày vào những block thời gian khác nhau. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp thời gian cho những công việc quan trọng để tránh sự xao lãng của những công việc khác nhau và tập trung vào công việc của mình.

So với việc viết ra To-do-list và bạn chỉ ghi ra những công việc cần làm thì với Time blocking, bạn sẽ biết mình cần làm gì vào khoảng thời gian nào. Time blocking sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát về phân chia công việc, quản lý thời gian. Bên cạnh đó, bạn sẽ thấy có trách nhiệm hơn với các nhiệm vụ trong khoảng thời gian nhất định.

Áp dụng Time blocking khi nào?

Phương pháp Time Blocking là một lựa chọn tuyệt vời cho bất kỳ ai trong công cuộc quản lý thời gian của chúng ta. Nhưng nếu bạn thuộc những trường hợp cụ thể sau, hãy thử áp dụng nhé:

• Khi bạn có quá nhiều dự án hay công việc khiến bạn khó sắp xếp
• Khi bạn dễ quên những công việc quan trọng
• Khi bạn thấy mình dễ phân tán với những việc không quan trọng
• Khi bạn bị gián đoạn công việc bởi những cuộc họp, gặp gỡ, gọi điện.. Đây là những trường hợp phổ biến trong cuộc sống mà chúng ta dễ mắc phải nhất.

Tại sao time blocking lại hiệu quả?

Trong công việc và học tập, sẽ rất khó để đạt được năng suất cao nếu không quản lý thời gian tốt. Với sự xuất hiện của Time Blocking, chúng ta sẽ ghi nhớ công việc của mình tốt hơn. Thực chất, Time-blocking để nhớ chứ không phải để lên kế hoạch. Vậy thì Time-block có những lợi ích gì để chúng ta ưu tiên sử dụng trong quản lý thời gian?

1. Làm việc đạt kết quả tốt hơn.

Quality = Time x Focus

Nếu bạn từng nghe câu nói nổi tiếng này của Cal Newport thì bạn sẽ hiểu việc quản lý thời gian và công việc tốt nhất đến từ đâu. Đó là sự kết hợp của thời gian bạn dành ra để hoàn thành công việc cùng sự tập trung cao độ.

Sự tập trung là yếu tố quan trọng nếu bạn muốn làm việc hiệu quả. Bên cạnh đó, bạn cần phải dành thời gian cụ thể để làm công việc đó.

2. Đạt được sự chủ động trong cuộc sống

Nếu bạn chỉ viết ra 1 list công việc cần làm mà không lên kế hoạch cụ thể, bạn sẽ dễ dàng trì hoãn chúng.

Nhưng với Time Blocking thì khác, chúng sẽ giúp ta chủ động hơn. Chủ động để lên kế hoạch quản lý thời gian trong một ngày; chủ động để sắp xếp thứ tự ưu tiên; chủ động với khối lượng công việc của mình. Từ đó, cuộc sống sẽ có sắp xếp, tổ chức hơn.

3. Thời gian trong ngày sẽ chất lượng hơn

Nếu một ngày của bạn làm được nhiều việc, chắc chắn ngày đó trở nên tuyệt vời với bạn phải không?

Khi hoàn thành công việc đề ra, chúng ta sẽ cảm thấy ngày hôm đó có ý nghĩa hơn. Thời gian trong ngày chúng ta dành cho mục đích vào đó.

Nhược điểm, tồn đọng của time blocking?

Bên cạnh những lợi ích của việc quản lý thời gian theo Time Blocking thì cũng sẽ tồn đọng những nhược điểm:

Vì quản lý thời gian được sắp xếp theo từng “Block” một, các “block” sẽ bị trùng nhau.

Lên kế hoạch cho mỗi thời gian trong ngày sẽ khá mất công.

Hơn nữa, khi quản lý thời gian bằng Time Blocking cũng khó ước lượng thời gian cho công việc. Nếu chúng ta tính toán sai thời gian, ta sẽ dễ bị thất vọng.

Lên kế hoạch time blocking như thế nào, thông qua công cụ gì?

Hãy xác định đúng Mindset

Bạn sẽ phải quyết định cái gì sẽ đưa vào Time-blocking. Hãy dành thời gian để xác định các câu hỏi: Bạn muốn đạt được điều gì? Sau đó xác định ra những đầu mục công việc cần làm.

Bạn hãy chia công việc theo các thứ tự:

1. Mục tiêu
2. Đầu mục công việc
3. Việc cần làm

Xác định ưu tiên

Biết được ưu tiên công việc của mình, bạn sẽ biết mình phải làm gì.

Sau đó, bạn hãy phân chia công việc của mình

Block thời gian cho những việc cần tập trung, không cần tập trung

Hãy tạo blocks cho những việc cần sự tập trung. Việc này sẽ giúp bạn quản lý thời gian và ưu tiên công việc của mình.

Bên cạnh đó, những việc ít quan trọng hơn như trả lời email, gọi điện, xử lý giấy tờ, thanh toán hóa đơn,… có thể gom cùng một lúc. Điều đó có thể khiến cho đầu óc của bạn bớt sự gián đoạn

Viết ra những việc cần làm

Sau khi chia block thời gian cho những việc cần làm, hãy đưa những task cần tập trung và việc không tập trung vào các blocks này.

Xem và điều chỉnh

Sau mỗi tuần thực hiện phương pháp, hãy dành 15-20 phút để đánh giá và điều chỉnh lại chất lượng công việc của mình. Nếu không thể hoàn thành như khung đã đề ra, đừng lo. Hãy cứ cố gắng thực hiện và linh động thay đổi, không cứng nhắc quá nhé.

Công cụ để lên kế hoạch Time Blocking hiệu quả.

1. Google Calendar
2. RescueTime
3. Todoist

Hiểu một cách đơn giản, Time Blocking là phương pháp lập kế hoạch và ấn định khung thời gian cho các đầu việc trong ngày. Bạn sẽ chia thời gian (time) của mình thành các khoản cố định (block) dành cho từng đầu việc. Từ đó, phương pháp này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát về thời gian biểu của bản thân. Từ đó tự tạo áp lực phải hoàn thành việc đúng.

Mình là Ngọc Ánh. Mong rằng bài viết này hữu ích cho bạn.